FinnEM2023 osallistujarekisterin tietosuojaseloste
Sisältö
Yleistä
1. Rekisterinpitäjä
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
3. Rekisterin nimi
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
5. Rekisterin tietosisältö
6. Säännönmukaiset tietolähteet
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
11. Tietosuojaselosteen muutosoikeus
12. Yhteystiedot
Yleistä
FinnEM Ry sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR), jota sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa.
Tällä tietosuojaselosteella informoimme luonnollisia henkilöitä heidän henkilötietojensa käsittelystä. Henkilöiden on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot ilmoittautuakseen FinnEM Ry:n järjestämään FinnEM2022-konferenssiin.
1. Rekisterinpitäjä
Finn’EM Ry
(y-tunnus: 2872989-9)
C/O Terkko Health Hub
Haartmaninkatu 4, Building 14
00290 Helsinki
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Eeva Tuunainen
C/O Terkko Health Hub
Haartmaninkatu 4, Building 14
00290 Helsinki
p. +35840-7182911
eeva.tuunainen@finnem.fi
3. Rekisterin nimi
FinnEM2023-konferenssin osallistujarekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen).
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Henkilötietoja käytetään:
Konferennssin ilmoittautumisten ylläpitoon
Konferenssista viestimiseen ilmoittautuneille
Palautteen keräämiseen ilmoittautuneilta
Koulutustodistuksien koirjoittamiseen
Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
Osa ilmoitetuista tiedoista, osallistujien määrä, organisaatio -ja koulutustiedot, jaetaan konferenssin toisen pääjärjestäjän Kymenlaakson Laatupäivystys Oy:n kanssa. Laatupäivystys Oy käyttää tietoja tulevien koulutuksien kehitystä varten. Mitään muita tietoja (nimi, yhteystiedot, laskutustiedot, workshoppeihin osallistumistiedot) ei jaeta FinnEM Ry:n ulkopuoliselle taholle.
5. Rekisterin tietosisältö
FinnEM2022-konferenssin osallistujarekisteri sisältää seuraavia luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja:
Etunimi
Sukunimi
Sähköposti
Matkapuhelinnumero
Ammatti
Työpaikka
Erityisruokavalio
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietojen lähde on käyttäjä itse. Käyttäjän pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa FinnEM ry:n järjestelmistä. Poisto on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja henkilötietoja.
Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. FinnEM2022-konferenssin ilmoittautuneiden tiedot poistetaan rekisteristä heti palautelomakkeen ja todistuksen lähettämisen jälkeen.
7. Tietojen luovutukset muille tahoille
Osa ilmoitetuista tiedoista, osallistujien määrä, organisaatio -ja koulutustiedot, jaetaan konferenssin toisen pääjärjestäjän Kymenlaakson Laatupäivystys Oy:n kanssa. Laatupäivystys Oy käyttää tietoja tulevien koulutuksien kehitystä varten. Mitään muita tietoja (nimi, yhteystiedot, laskutustiedot, workshoppeihin osallistumistiedot) ei jaeta FinnEM Ry:n ulkopuoliselle taholle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri sijaitsee WooCommerce/Fooevents-tapahtumahallintajärjestelmässä sekä rekisterinpitäjän asiakastietokannassa. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tietoja ei säilytetä paperilla.
Tiedot ovat tallennettuna WooCommerce/Fooevents-palvelimella jossa ne ovat palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknillisillä toimenpiteillä suojattuja.
Tapahtuman jälkeen osallistujille lähetetään palautekysely FinnEM Ry:n toimesta. Palautekyselyn toteuttamisessa käytetään Google Forms pohjaa. Palautteen pystyy antamaan anonyymisti.
Henkilötietoihin on pääsy vain niillä FinnEM Ry:n palveluksessa olevilla määritellyillä henkilöillä ja alihankkijoilla, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissää tapahtuman järjestelmisessä.
Asiakastietoja käsittelevät henkilöt on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti ja eettisesti. Kukin FinnEM Ry:n henkilökunnasta näkee omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan asiakastietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä.
Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla. Yhteys käyttäjän ja palvelimen välillä on suojattu SSL-sertifikaatilla.
Tapahtumien jälkeen lähetettävän palautelomakkeen kautta kerättävien tietojen tietosuojasta ja tietoturvasta huolehditaan rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijänä toimivan Google Forms tietosuojakäytännön mukaan: https://policies.google.com/privacy?hl=fi
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen finnem@finnem.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen finnem@finnem.fi.
11. Tietosuojaselosteen muutosoikeus
Palveluiden kehityksen ja läinsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta.
12. Yhteystiedot
Voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla: finnem@finnem.fi